EN CUMPLIMIENTO DE LO DICTADO POR LA LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012, Y POR EL DECRETO REGLAMENTARIO 1377 DE 2013, TRAZO CONSTRUCCION Y REMODELACION S.A.S., SOCIEDAD COMERCIAL DOMICILIADA EN MEDELLÍN, IDENTIFICADA CON NIT 901.323.983-1, NOS PERMITIMOS INFORMAR QUE HEMOS INCORPORADO, EN NUESTRAS DIFERENTES BASES DE DATOS, INFORMACIÓN DE CARÁCTER PERSONAL QUE HEMOS OBTENIDO A TRAVÉS DE DIFERENTES CANALES DE ATENCIÓN, CON RAZÓN A LAS RELACIONES DE TIPO CONTRACTUAL O PRECONTRACTUAL EN DESARROLLO DEL GIRO ORDINARIO DE NUESTRA ACTIVIDAD ECONÓMICA. ASIMISMO, CON EL PROPÓSITO DE GARANTIZAR LA SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN, DURANTE EL TRATAMIENTO QUE LE DEMOS A LA MISMA, HEMOS ADOPTADO LAS MEDIDAS LEGALES, TÉCNICAS Y ADMINISTRATIVAS, NECESARIAS PARA EVITAR LA PÉRDIDA, ACCESO O ALTERACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES OBTENIDOS.

I. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

TRAZO CONSTRUCCION Y REMODELACIÓN S.A.S. (en adelante la “Compañía”), con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y a las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, y comprometido con la seguridad de la información personal de sus clientes, proveedores, contratistas, usuarios, empleados y del público en general, se permite presentar la Política de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante la “POLÍTICA”) de la Compañía, en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que haya sido otorgada por los Titulares de la información.

En esta Política, la Compañía detalla los lineamientos corporativos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

La Compañía, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.

II. DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012, las cuales se esbozan a continuación:

Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En el caso concreto, la Compañía se considerará Responsable del Tratamiento.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o

supresión.

Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: se refiere al presente documento.

Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

III. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos que disponga la misma.

IV. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Compañía, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, informado sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento. En atención al principio de libertad que establece la Ley 1581 de 2012, la autorización de los Titulares podrá manifestarse por: (i) escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización. La Compañía conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

V. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

1. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

Los Datos Personales de los Titulares son recolectados por la Compañía en desarrollo de su objeto social, con la finalidad de:

Informar sobre nuestros productos y/o servicios, propios o por cuenta de otros, sobre la construcción, remodelación, reformas,  diseño, trámites y demás actividades relacionadas con la actividad principal de la compañía en servicios relacionados con la construcción.

Evaluar la calidad de nuestros productos o servicios.

Gestionar una correcta prestación de nuestros servicios.

Realizar campañas de publicidad y mercadeo, para ofrecer productos o servicios propios o de terceros.

Enviar boletines informativos.

Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.

Enviar información sobre actividades desarrolladas por la Compañía o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios.

Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, call center y casas de cobranzas. Se precisa en este punto que estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos de confidencialidad suscritos con los mismos.

Ejecutar los contratos que tiene suscritos la Compañía.

Envío eventual de comunicaciones comerciales y publicitarias por cualquiera de los medios que se relacionan a continuación, tales como correo electrónico, SMS, MMS, REDES SOCIALES o cualquier otro medio electrónico o físico conocido, en el presente o futuro, que haga posible realizar comunicaciones de tipo comercial y/o publicitario. Dichas comunicaciones comerciales se referirán a productos o servicios ofrecidos por nosotros, TRAZO CONSTRUCCION Y REMODELACIÓN S.A.S. VIVIENDA Y CONSTRUCCIÓN, o sus aliados comerciales y/o estratégicos con los que se pacte algún acuerdo de promoción comercial entre sus clientes.

Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre la Compañía y el Titular. La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de la Compañía o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

2. Tipo de Datos Personales que son incluidos en las bases de datos de la Compañía

La Compañía, dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades antes descritas, recolecta de sus Titulares información referente a sus Datos Personales: (i) Tipo de documento de identidad; (ii) Número de documento de identidad; (iii) Nombres y Apellidos; (iv) Dirección 1; (v) Teléfono oficina; (vi) Teléfono residencia; (vii) Celular; (viii) Dirección de correo electrónico; (ix) Ciudad; (x) Departamento y (xi) País.

VI. PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los Datos Personales que son incluidos en la Base de Datos de la Compañía provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de vínculos: (i) comerciales; (ii) contractuales; (iii) laborales, o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.

La recolección de los Datos Personales se realiza a través de medios digitales (página web y redes sociales), línea de atención telefónica, contratos comerciales y laborales, venta directa, distribuidores y canales de servicio, eventos comerciales, entre otros. Esta actividad supone la autorización, previa, expresa e informada del Titular.

Los Datos Personales recolectados por la Compañía, son almacenados a través de un software debidamente licenciado, el cual es suministrado por proveedores especializados en la materia, con quienes se suscriben acuerdos de confidencialidad para la adecuada protección de la información que allí se almacena.

Procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, o suprimir información relacionada con Datos Personales

En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, la Compañía determina que el procedimiento para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, implica que el Titular presente su solicitud a la Compañía a través de los medios dispuestos para ello, a saber: (i) A través del correo electrónico gerencia@trazoconstruccion.com , enviando la solicitud por escrito escaneada, acompañada de una copia del documento de identidad del Titular; (ii) Presentando la solicitud a través de nuestra página web www.trazoconstruccion.com.

Procedimiento para suprimir información y revocar la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

Los Titulares de los Datos Personales, podrán en todo momento, solicitar a la Compañía la supresión de sus datos y/o revocar la autorización, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. La Compañía pondrá a disposición de los Titulares el correo electrónico gerencia@trazoconstruccion.com, su página web www.trazoconstruccion.com y mailings para efectos de proceder de conformidad. Resulta indispensable advertir, que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando Titular tenga vigente un deber legal o contractual con la Compañía.

VII. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

La Compañía podrá transferir los Datos Personales de los Titulares entre sí, y a las demás compañías o entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer al mismo grupo de control y/o grupo financiero, domiciliadas en Colombia y/o en el exterior, en estricto cumplimiento a lo dispuesto en la presente Política y las normas que regulan la materia.

VIII. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste, se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Informar a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la autoridad de protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.                                                                                                                                       

IX. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de la Compañía, rige a partir de su publicación.

Esta Política puede ser modificada por la Compañía en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre el tema, caso en el cual se informará oportunamente a los Titulares.

Cualquier modificación o actualización de la presente Política, será informada a través de la página web, donde se pondrá a disposición de los Titulares, la última versión de la Política, con indicación de la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.

El uso o adquisición de los productos o servicios que ofrecen la Compañía por parte del Titular o su no desvinculación de los mismos, después de la puesta a disposición de la nueva Política, constituye la aceptación de la misma.

Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que el Titular tenga el producto o servicio, más el término que establezca la ley.

FECHA: 15 de Mayo, 2023

TRAZO CONSTRUCCION Y REMODELACION S.A.S.